Ще матеріали по темі:
Коли не потрібні касові апарати (РРО)
Електронна звітність РРО – що необхідно знати!
Штрафи переносяться на 1 січня?

Ну що-ж, вибраний Вами касовий апарат пройшов реєстрацію, встановлений та підключений. Вас відвідали контролюючі органи (які на диво, не виявили порушень), і – Ви готові до відкриття.
Розберемось, які ж документи необхідні при використанні РРО (касового апарату)?

1. На випадок якщо раптово відімкнули електроенергію або вийшов з ладу касовий апарат Вам необхідно мати Розрахункову книжку (прошиту, пронумеровану та зареєстровану в податковій)

  Реєстраційна сторінка розрахункової книжки (26.0 KiB, 1,181 hits)

 До речі, прошиття і пронумерування аркушів в книзі повинні забезпечити Ви. В книзі мають бути номерні квитанції, що видаються замість чеків

  Форма розрахункової квитанції (29.0 KiB, 694 hits)

 Ця книга повинна знаходитись на відстані витягнутої руки від робочого місця касира – тобто бути доступною для нього в будь-який момент. Невикористання такої книги (звісно, якщо Вас піймають) тягне за собою штраф у розмірі 20 неоподаткованих мінімумів (340 грн). Таку ж суму Ви заплатите у випадку використання незареєстрованої книги, або її втрати. Зберігається розрахункова книга на протязі трьох років після її використання.
Необхідно врахувати – якщо касовий апарат не працює (або вимкнена електроенергія) більш як 72 години (7 робочих днів), то продовження торгівлі із використанням розрахункових квитанцій вже не допускається (навіть якщо торгівля здійснюється тільки хлібобулочними виробами або дитячим харчуванням). Причому невідомо, як рахувати ці 72 години. Ніде не сказано астрономічні це години чи робочі, але на всяк випадок можна послатись на примітку в дужках щодо 7 робочих днів.

2. Щодня необхідно роздруковувати на касовому апараті звітний документ, який містить відомості про обсяг виконаних операцій. Такий документ називається – фіскальний звітний чек або Z-звіт. Хочу увагу на те, що під час друкування такого чеку вся інформація про виконані за день розрахунки з оперативної пам’яті переноситься до довготривалої пам’яті РРО і видалити її вже неможливо. При цьому оперативна пам’ять обнуляється. Такий чек підклеюється до документа, який також повинен бути біля касового апарату – книги обліку розрахункових операцій (ОРО)

  Форма книги обліку розрахункових операцій (39.5 KiB, 642 hits)

 Якщо касир випадково забув такий чек роздрукувати, не підклеїв його до книжки ОРО, або загубив (що нерідко трапляється в кінці робочого дня), то Вам знову ж таки загрожує штраф у розмірі 20 неоподаткованих мінімумів (340 грн). Роздруковувати Z-звіт необхідно щодня, навіть тоді, коли Ваше підприємство не працювало.

3. Книга обліку розрахункових операцій (КОРО) – чи не найважливіший документ, адже в ній щодня не тільки підклеюється фіскальний звітний чек, але й на підставі його даних робиться запис в другому розділі книги. Вона також повинна бути прошита, пронумерована та зареєстрована в податковій. Підклеювання фіскальних звітних чеків і заповнення другого розділу повинно проводитись щодня, незважаючи працювали Ви чи ні. Книга повинна зберігатись на протязі трьох років після її закінчення.

4. Для перевірки наявності готівки в касі – якщо Ви бажаєте перевірити касира, на вимогу перевіряючого з податкової, а також при передачі коштів з каси інкасаторам, на РРО роздруковується денний звіт або Х-звіт який містить підсумки проведених з початку робочого дня операцій. Вказаний звіт обов’язково повинен роздруковуватись в кінці робочого дня разом із Z-звітом (якщо останній не містить відомостей про “службове внесення” або “службову видачу” сум готівки). Якщо і Х-звіт не містить таких відомостей, то повинен існувати ще один документ чи звіт, в якому такі відомості є.
Службове внесення – це кількість коштів, наявних в касі на початок робочого дня до здійснення першої операції.
Службова видача – це кількість коштів, яка була вилучена з каси, і не відноситься до розрахункових операцій.
При придбанні касового апарату уточніть у продавця ці особливості, і оберіть для себе оптимальний варіант.
За невідповідність сум коштів, які знаходяться в касі сумі, зазначеній в звіті, накладається штраф. Якщо на протязі календарного року таке порушення вчинене вперше – 1 гривня, вдруге – 100 відсотків суми невідповідності, а потім – розмір суми невідповідності, помножений на 5!!!

5. В обов’язки касира входить друкування контрольної стрічки – тобто копії всіх розрахункових документів та фіскальних звітів. Вона роздруковується одночасно з касовими чеками, автоматично. Контрольні стрічки за останні три доби повинні знаходитись у касира. З 1 січня 2013 року Ваш РРО додатково повинен мати можливість створювати таку електронну стрічку і один раз на добу автоматично передавати її до ДПС. Це означає, що у Вас повинен бути доступ до мережі Інтернет, а РРО повинен бути обладнаний відповідним модемом. І за не роздруківку контрольної стрічки, і за не створення її електронної форми, Вам загрожує штраф у розмірі 10 неоподаткованих мінімумів (170 грн). Такий же штраф – у випадку не зберігання або спотворення даних у контрольній стрічці. Сама ж стрічка, як в паперовому, так і в електронному вигляді, зберігається на протязі трьох років.

6. Звітність також ще ніхто не відміняв. Для того щоб її підготувати, Вам будуть необхідні відомості, що містяться у фіскальній (довготривалій) памяті РРО. Сучасні касові апарати дають можливість здійснити роздруківку таких відомостей за будь-який вибраний період часу від самого початку експлуатації. Ця роздруківка називається періодичним звітом. Роздруківка періодичного звіту за підзвітний місяць підклеюється в Звіт про використання РРО та книг ОРО, який в свою чергу заповнюється і подається до 15 числа кожного місяця в податкову.

7. Ну і нарешті основний документ, що підтверджує факт здійснення операції купівлі продажу, а також повернення товарів, роздрукований на касовому апараті або заповнений вручну, та має встановлену форму і зміст – розрахунковий документ. До розрахункових документів відноситься касовий чек (розрахункова квитанція, товарний чек)

  Інформація в касовому чеку (27.5 KiB, 500 hits)

 Ви зобов’язані надати покупцю чек, накладну або будь-який інший документ, який підтверджує оплату, на вимогу самого покупця. Але розрахунковий документ повинен бути надрукований чи заповнений у будь якому випадку. За не роздруківку (не заповнення) розрахункового документа застосовується штраф, якщо таке порушення на протягом календарного року вперше – 1 гривня, вдруге – 100 відсотків вартості товару, а потім – вартість товару, помножена на 5!!!

Отже в даному матеріалі розглянуті документи що оформлюються під час використання РРО:
1. Розрахункова книжка
2. Фіскальний звітний чек (Z-звіт)
3. Книга обліку розрахункових операцій
4. Денний звіт (Х-звіт)
5. Контрольна стрічка
6. Періодичний звіт
7. Розрахунковий документ
В наступному матеріалі – про порядок застосування касових апаратів.