Еще материалы по теме:
Когда не нужны кассовые аппараты
Электронная отчетность РРО – что необходимо знать!
Штрафы переносятся на 1 января?

Ну что-же, выбранный кассовый аппарат прошел регистрацию, установлен и подключен. Вас посетили контролирующие органы (которые на удивление, не выявили нарушений), и – Вы готовы к открытию.
Разберемся, какие-же документы необходимы при использовании РРО (кассового аппарата)?

1. В случае если внезапно отключили электроэнергию или вышел из строя кассовый аппарат Вам необходимо иметь Расчетную книжку (прошитую, пронумерованную, и зарегистрированную в налоговой) 

  Регистрационная страница расчетной книжки (26.0 KiB, 478 hits)

Кстати, прошивку и нумерацию листов в книге должны обеспечить Вы. В книге должны быть номерные квитанции, выдаваемые вместо чеков  

  Форма расчетной квитанции (29.0 KiB, 429 hits)

Эта книга должна находиться на расстоянии вытянутой руки от рабочего места кассира – то есть быть доступным для него в любой момент. Неиспользование такой книги (конечно, если Вас поймают) влечет штраф в размере 20 необлагаемых минимумов (340 грн). Такую же сумму Вы заплатите в случае использования незарегистрированного книги, или ее потери. Сохраняется расчетная книга в течение трех лет после ее использования.
Необходимо учесть – если кассовый аппарат не работает (или выключена электроэнергия) более 72 часов (7 рабочих дней), то продолжать операции с использованием расчетных квитанций уже нельзя (даже если торговля осуществляется только хлебобулочными изделиями или детским питанием). Причем неизвестно, как считать эти 72 часа. Нигде не сказано, астрономические это часы или рабочие, но на всякий случай можно сослаться на примечание в скобках о 7 рабочих днях.

2. Ежедневно необходимо распечатывать на кассовом аппарате отчетный документ, содержащий сведения об объеме выполненных операций. Такой документ называется – фискальный отчетный чек или Z-отчет. Хочу обратить внимание на то, что при печати такого чека вся информация о выполненных за день расчетах с оперативной памяти переносится в долговременную память РРО и удалить ее уже невозможно. При этом оперативная память обнуляется. Такой чек подклеивается к документу, который также должен быть возле кассового аппарата – книгу учета расчетных операций (УРО)  

  Форма книги учета расчетных операций (39.5 KiB, 412 hits)

Если кассир случайно забыл такой чек распечатать, не подклеил его к книге УРО, или потерял (что нередко случается в конце рабочего дня), то Вам опять-же грозит штраф в размере 20 необлагаемых минимумов (340 грн). Распечатывать Z-отчет необходимо ежедневно, даже если Ваше предприятие не работало.

3. Книга учета расчетных операций (КУРО) – самый важный документ, ведь в ней ежедневно не только подклеивается фискальный отчетный чек, но и на основании данных производится запись во втором разделе книги. Она также должна быть прошита, пронумерована и зарегистрирована в налоговой. Подклейка фискальных отчетных чеков и заполнения второго раздела должно проводиться ежедневно, несмотря на то, работали Вы или нет. Книга должна храниться в течение трех лет после ее окончания.

4. Для проверки наличия денег в кассе – если Вы хотите проверить кассира, по требованию проверяющего из налоговой, а также при передаче средств из кассы инкассаторам, на РРО распечатывается дневной отчет или Х-отчет, содержащий итоги проведенных с начала рабочего дня операций. Указанный отчет обязательно должен распечатываться в конце рабочего дня вместе с Z-отчетом (если последний не содержит сведений о “служебном внесении” или “служебной выдаче” сумм наличности). Если и Х-отчет не содержит таких сведений, то должен существовать еще один документ или отчет, в котором такие сведения есть.
Служебное внесение – это количество средств, имеющихся в кассе на начало рабочего дня до осуществления первой операции.
Служебная выдача – это количество средств, которые была изъяты из кассы, и которые не относятся к расчетным операциям.
При приобретении кассового аппарата уточните у продавца эти особенности, и выберите для себя оптимальный вариант.
За несоответствие сумм средств, находящихся в кассе сумме, указанной в отчете, налагается штраф. Если в течение календарного года такое нарушение совершено впервые – 1 гривна, второй раз – 100 процентов суммы несоответствия, а затем – размер суммы несоответствия, умноженный на 5!

5. В обязанности кассира входит печать контрольной ленты – то есть копии всех расчетных документов и фискальных отчетов. Она распечатывается одновременно с кассовыми чеками, автоматически. Контрольные ленты за последние три дня должны находиться у кассира. С 1 января 2013 Ваш РРО дополнительно должен иметь возможность создавать также такую электронную ленту и один раз в сутки автоматически передавать ее в ГНС. Это означает, что у Вас должен быть доступ к сети Интернет, а РРО должен быть оборудован соответствующим модемом. И за не распечатку контрольной ленты, и за не создание ее электронной формы, Вам грозит штраф в размере 10 необлагаемых минимумов (170 грн). Такой же штраф – в случае хранения или искажения данных в контрольной ленте. Сама же лента, как в бумажном, так и в электронном виде, хранится в течение трех лет.

6. Отчетность также пока еще никто не отменял. Для того чтобы ее подготовить, Вам необходимы сведения, содержащиеся в фискальной (долговременной) памяти РРО. Современные кассовые аппараты дают возможность осуществить распечатку таких сведений за любой выбранный период времени от самого начала эксплуатации. Эта распечатка называется периодическим отчетом. Распечатка периодического отчета за подотчетный месяц подклеивается в Отчет об использовании РРО и книг УРО, который в свою очередь заполняется и подается до 15 числа каждого месяца в налоговую.

7. Ну и наконец основной документ, подтверждающий факт совершения сделки купли продажи, а также возврат, распечатанный на кассовом аппарате или заполненный вручную, и имеет установленную форму и содержание – расчетный документ. К расчетным документам относится кассовый чек (расчетная квитанция, товарный чек) 

  Информация в кассовом чеке (27.5 KiB, 313 hits)

Вы обязаны предоставить покупателю чек, накладную или любой другой документ, подтверждающий оплату, по требованию самого покупателя. Но расчетный документ должен быть напечатан или заполнен в любом случае. Из-за не распечатки (незаполнения) расчетного документа применяется штраф, если такое нарушение в течение календарного года впервые – 1 гривна, второй раз – 100 процентов стоимости товара, а затем – стоимость товара, умноженная на 5!

В данном материале рассмотрены документы, оформляемые при использовании РРО:
1. Расчетная книжка
2. Фискальный отчетный чек (Z-отчет)
3. Книга учета расчетных операций
4. Дневной отчет (Х-отчет)
5. Контрольная лента
6. Периодический отчет
7. Расчетный документ
В следующем материале – о порядке применения кассовых аппаратов.